在日常工作和生活中，给一组人同时发邮件、做活动通知、发送共享资料时，建立一个群组比一个个手打收件人要效率高得多。网易邮箱作为国内常用的邮箱服务之一，除了基本的收发邮件功能外，还提供了联系人管理和分组的能力，让你把朋友、同事、项目组成员和活动参与者等集中到一个“群组”里，后续发邮件、发通知时只需要选择一个群组即可。下面我把在网易邮箱中建立群组的通用做法、常见变体以及一些细节秘籍整理成一个步骤清单，帮助你快速上手。
第一步要做的，是确认你使用的网易邮箱版本和入口。常见有两大入口：网页版邮箱（如mail.163.com、mail.126.com）以及移动端的网易邮箱大师或官方客户端。网页版的界面相对稳定，通常在左侧边栏能看到“通讯录”或“联系人”等入口；移动端则需要在应用内找到“通讯录”、“群组”或“分组”等菜单选项。若你刚切换到新界面，可能需要在底部标签或左侧菜单里多点几次，才能找到“群组/分组”的入口，别着急，页面切换很像在和你打招呼：先找到人脉，再把人脉组织起来，效率拉满。
第二步，进入通讯录后寻找新建群组的入口。以网页版为例，登录后进入“通讯录”页面，在左侧栏通常有“分组/群组管理”的入口，有些版本直接写成“新建群组”或“新建分组”。点开后，系统会要求你给群组起一个名称，命名尽量简短且具有辨识度，例如“市场部同事”、“项目X组2025年”等，方便日后在收件人字段中快速找到。命名时避免使用过长的字符和特殊符号，以免在不同设备或邮箱客户端的显示出现截断或乱码现象。
第三步，完成群组名称后，接下来是往群组里添加成员。通常有两种方式：一是从你当前的联系人里逐一勾选需要添加的人，二是通过导入联系人批量导入。前者是最直观的操作，打开群组的成员管理界面，搜索目标联系人，逐个勾选并确认添加；后者则适合一次性把一个项目组或活动参与者导入。导入时可以上传CSV、VCard等格式的联系人文件，系统一般会自动识别字段（如姓名、邮箱地址、备注等），你只需要把要加入群组的邮箱地址放在文件中即可。导入完成后，记得核对一次成员名单，确保没有误删或漏添。
第四步，管理群组成员的技巧也很关键。你可以对群组成员进行分组内排序、添加备注、或设置某些成员为群组的管理员，以便未来有人需要添加新成员或调整权限时，有人能接棒。部分版本还支持给群组设置成员标签、颜色标记等视觉辅助，这在你需要区分内部组别、外部合作方或临时参与者时尤为有用。若某个成员的邮箱地址变更或不再相关，及时在群组内移出，保持群组成员的时效性，可以避免大量无用的群发邮件。
第五步，群组的日常使用也有一些小贴士。发邮件时，在“收件人”或“抄送”字段中直接输入群组名称，系统就会弹出该群组的邮箱列表，选择后整封邮件就会同步发送给群组内所有成员。若你担心隐私泄露或避免被花式回复，某些场景可以改用BCC隐藏抄送，避免群内成员互相看到对方邮箱地址。对于定期的通知、日报或活动报名等，使用群组发送比逐一添加收件人要省时省力。还有，某些版本的客户端支持“动态群组”或“定时发送”，你可以设定邮件在特定时间段自动发送给群组成员，这在跨时区协作时尤其有用。
第六步，关于群组的备份与维护也不能忽视。定期导出群组成员名单到本地文件，作为紧急备份，以防账户出现临时问题需要重新建立同样结构的群组；另外，建议建立命名规范和保留清单，例如对长期列出的群组设置归档状态，对不再活跃的群组定期清理，避免联系人冗余堆积。若你所在的组织有统一的通讯录管理规范，尽量遵循团队内部的统一口径来命名和维护群组，以便新同事快速上手。
在实际操作中，网页端和移动端的界面细节可能略有差异。比如网页端的“新建群组”按钮通常位于“通讯录”页面的显眼位置，而在一些老版本的应用中，可能需要先进入“分组”或“标签”再点击“新建”。如果你发现找不到入口，先确认你使用的账号类型（普通邮箱账户还是企业/教育版）以及应用是否是最新版本，更新后再试。另一种办法是通过搜索帮助中心或常见问题页面，搜索“如何创建群组”之类的关键词，往往会给出对应版本的导航路径。你也可以在客服对话框里直接问一句，通常客服会给出具体版本的操作路径。
这里顺手再分享一个小彩蛋，顺便把网络上常见的两三种误区也梳理清楚。误区一是把群组当成“发邮件名单的静态地址簿”，其实群组更像一个动态集合，成员变动时你无需每次都去改名单；误区二是认为群组只能用于邮件群发，其实群组也能用于快速添加同事到日历邀请、任务分配的沟通链中，只要你所在的平台支持相关联动就行。正因为有群组，日常沟通和协作的效率才会像“666”一样拉满。顺便也给大家科普一下网络上的一个小梗：把邮箱群组当做“轻量级的通讯簿机器人”，它会替你把联系人分门别类，省心又省力，真正做到了少打字、多收件人。
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最后，若你已经建立了一个群组，耐心地把成员的邮箱地址逐一检查一遍，确保无误后就可以开始试发邮件了。先小规模测试，确认邮件到达、没有被标记为垃圾邮件、收件人能正常看到群组中的名单。测试通过后，就把日常通知、活动邀请、项目进展等信息交给群组来分发，省时又省心。你准备好把通讯录里的朋友拉进群组了吗？现在就去试试吧，看看效果如何。
