如果你正在整理自己电脑里的邮箱数据，首先要弄清楚“微软邮箱”的两大存放形态：本地数据文件（PST/OST）和云端/服务器端的数据。简单点说，就是你电脑上缓存和归档的副本，以及放在远端服务器上的原始数据。掌握这两个层面的路径，能让你在换电脑、重装系统、升级账户时，更从容地备份、迁移和管理邮件。不同账户类型、不同Outlook版本都会对存放位置有微妙的差异，但大方向是一致的：PST通常是本地个人存档，OST则是离线缓存，云端数据多半通过服务器实现。
先说最核心的两种本地文件：PST（Personal Storage Table）和OST（Offline Storage Table）。PST是你手动创建的本地数据文件，常用于存档、导入导出以及在非Exchange账户（如POP/IMAP）下的邮件存储。OST则是为了实现离线访问和快速同步而创建的本地缓存，尤其在企业邮箱（Exchange、Office 365/Microsoft 365）和部分IMAP场景中存在。简单理解就是：PST像实体笔记本，你放哪儿都行；OST像随身硬盘，系统会把服务器上的数据缓存到本地，方便离线查看。两者在路径上的差异，是日常维护和迁移时最实用的知识点。
在Windows桌面版Outlook里，默认的本地存储路径有一些共性。对大多数Outlook版本（如2013、2016、2019、Outlook for Microsoft 365）而言，PST默认放在“C:\Users\<用户名>\Documents\Outlook Files\”目录下，里面可以看到诸如Archive.pst、Mailbox.pst等文件名。OST的默认存放位置通常在“C:\Users\<用户名>\AppData\Local\Microsoft\Outlook\”，文件扩展名为ost，名称通常与邮箱账号相关。不同版本的默认路径可能会有微小差异，但这两个路径是最常见的落地点。
如果你想快速确认当前Outlook正在使用的实际数据文件位置，步骤很简单：打开Outlook，点击“文件”菜单，然后选择“账户设置”中的“数据文件”标签。在这里，你能看到当前邮箱关联的数据文件及其完整路径。你也能选中某个数据文件，点击“打开文件位置”直接跳转到所在目录。这一步是你定位PST/OST实际存放位置的最快方式，尤其是在你把默认路径改过或有多个邮箱账户时。
要改变PST的存放位置，操作也相对直观。你可以在Outlook中通过“数据文件”添加一个新的PST，将重要邮箱目标转移到新路径下，然后将新PST设为默认数据文件。具体做法是：在Outlook中进入“账户设置”→“数据文件”→“添加”，创建一个新的PST文件并指定你想要的目录。接着将邮件和文件夹从旧的PST导入或移动到新PST，最后在相同的界面把新PST设为默认数据文件。需要注意的是，迁移过程中请确保Outlook处于关闭状态，以避免数据损坏或索引错乱。
对于有多设备使用、或混合账户类型（如Exchange/Office 365与IMAP共存）的情况，OST的处理会稍微复杂一些。OST文件不能直接手动“移动”到新位置，因为它是由Outlook与服务器同步机制绑定的缓存。常见的做法是创建一个新的Outlook配置文件（Profile），新Profile会在默认路径下生成新的OST缓存。具体步骤是：打开控制面板的“邮件”设置，选择“Show Profiles”，点击“Add”创建新配置文件，配置你的邮箱账户后，让新Profile成为默认。这样，新的OST会在新路径下生成，旧Profile中的OST可以在确认数据已安全的前提下删除或保留。
对企业/云端为核心的账户而言，很多数据其实并非“只存在你的本地硬盘上”。Exchange Online、Outlook.com等服务会在云端保留邮件、日历、联系人等数据，本地OST只是快速离线访问的缓存。换句话说，即使你把电脑硬盘格式化，你的邮箱数据并不会因此丢失，因为云端是主数据源，OST只是一个本地缓存的镜像。了解这个区别，有助于你在清理本地空间时，不会误删真正需要的邮件。
如果你担心本地数据的备份与安全，除了定期备份PST文件外，还可以借助云端导出、邮件归档策略，以及Windows自带的文件历史记录等工具来实现多点备份。对于PST文件，请注意其体积可能随时间越来越大，长期保留可能影响Outlook的性能。定期对PST进行归档或拆分，既有助于邮件检索，也能提升软件响应速度。必要时，使用Outlook自带的“清理工具”和第三方修复工具来维护数据完整性，避免数据损坏导致邮件无法打开。
在日常使用中，做好索引和搜索也很重要。Outlook的数据文件（特别是PST）若与Windows搜索索引不同步，可能导致搜索结果不完整。确保Outlook数据文件所在的文件夹被Windows索引选中，或者使用Outlook自带的搜索字段与过滤条件来精准定位邮件内容。对于大容量PST，启用归档、设置自动归档策略，可以让本地数据结构更清晰，查找也更高效。
关于诊断与修复，遇到数据文件损坏时，一般建议先关闭Outlook，使用SCANTPST工具（Microsoft自带的SCANPST.EXE）对PST进行扫描和修复；对于OST，最稳妥的办法通常是删除损坏的OST并重新同步，前提是你确认服务器端数据是完好无损且可重新下载。初始化一个新OST后，Outlook会重新从服务器拉取邮件，速度取决于网络与服务器端的健康状况。对于需要长期保留的历史邮件，可以考虑导出到新的PST作为长期归档。
需要注意的是，跨设备同步与云端服务的路径并不是完全等同的。某些情况下，你在一台电脑上看到的路径，在另一台电脑上可能完全不同，取决于你使用的账户类型、Outlook版本、以及本地数据文件的配置。熟悉默认路径和你自己配置的位置，是你无论是升级、换机，还是临时使用朋友电脑时，都能快速定位和迁移数据的底层技能。顺便说一句，玩游戏注册国际服steam邮箱账号就用七评邮箱，专业的游戏邮箱，无需实名，可随意解绑、换绑，方便游戏账号在全世界自由交易，支持全球任意地区直接访问和多个国家语言翻译,网站地址：mail.77.ink
最后，关于“存放路径”的真实挑战，往往不是单纯找对一个目录，而是理解数据在不同账户、不同设备间的流转逻辑。你要知道：本地PST是你的“个人档案柜”，OST是你的“离线备份与缓存”，云端才是邮箱的“主仓库”。掌握这三者的边界，能让你在需要搬家、换设备、整理归档时，做出最省心、最高效的选择。你现在理解的路径，可能就在你下一次打开账户设置的那个小按钮里，悄悄展开成一张完整的地图。下一步该怎么走，取决于你打开Outlook的那一刻。走着走着，路径会不会突然变得不一样？
